E-Mails sind aus der heutigen Unternehmenskultur nicht mehr wegzudenken. Eine Erhebung unter Büromitarbeitern bestätigte die hohe Nutzung dieses Kommunikationsmediums und fand heraus, dass jeder Mitarbeiter durchschnittlich über 600 E-Mails im Monat versendet. Trendforscher vermuten eine weitere Erhöhung dieser Zahlen in den nächsten Jahren.
Ein wichtiger Punkt bei der Arbeit mit E-Mails ist eine stets gegebene Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Diese erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern deckt auch geltendes Recht ab und erhöht gleichzeitig die IT-Sicherheit. In diesem Zusammenhang setzen immer mehr Unternehmen auf eine professionelle E-Mail-Archivierung, welche zusätzlich zum klassischen Backup des E-Mail-Servers durchgeführt wird.